Блог консалтингового центра Тимофея Левицкого

Оптимизация ФОТ: как снизить расходы на персонал и не разрушить бизнес

2026-08-18 19:31 Советы
Фонд оплаты труда — это не просто строка расходов. Это отражение того, как устроена компания: какие в ней роли, процессы, уровни управления, дублирующие функции и привычные способы работы.
Когда спрос растёт, компания естественно расширяется. Появляются новые клиенты — нанимают менеджеров. Открываются точки — добавляются управляющие, администраторы, бэк-офис. Растёт производство — расширяются смены, контроль, логистика.
Пока объём спроса соответствует этой структуре, всё выглядит разумно.
Но когда спрос снижается, прежняя конструкция начинает давить на экономику. Компания уже работает в другом масштабе, а расходы на персонал остаются прежними. Производство загружено не полностью, часть функций дублируется, отделы недозагружены, а структура управления всё ещё рассчитана на рост.
В этот момент бизнес сталкивается с задачей оптимизации ФОТ.
Но важно не перепутать оптимизацию с механическим сокращением людей.

Почему простое снижение ФОТ не решает проблему

Когда экономика перестаёт сходиться, у руководителя возникает понятная мысль: нужно снизить ФОТ.
На первый взгляд всё просто: меньше сотрудников — меньше затрат.
Но в реальности снижение ФОТ не должно быть только бухгалтерской задачей. Если просто сократить часть людей, можно убрать нужные компетенции, оставить лишние процессы и не решить главную проблему.
ФОТ показывает, под какую модель бизнеса была собрана компания.
Если спрос изменился, а организационная структура осталась прежней, бизнес продолжает содержать систему, созданную для другой реальности.
Поэтому оптимизация фонда оплаты труда должна начинаться не с вопроса «кого уволить?», а с другого вопроса:
какая компания нужна нам теперь, чтобы выжить сейчас и быть готовыми к следующему росту?
Именно здесь начинается настоящая оптимизация ФОТ, а не просто сокращение расходов на персонал.

Как снизить ФОТ без разрушения компании

Вопрос «как снизить ФОТ» часто задают слишком поздно, когда денег уже не хватает, давление на бизнес растёт, а решения приходится принимать быстро.

Но правильный подход начинается раньше.
Сначала нужно понять, что именно изменилось:
  • снизился спрос;
  • упала маржинальность;
  • часть направлений стала убыточной;
  • изменилось поведение клиентов;
  • выросли издержки;
  • появились новые технологии;
  • часть ручных операций можно автоматизировать;
  • старая структура перестала соответствовать текущему масштабу бизнеса.
После этого важно не просто резать фонд оплаты труда, а заново посмотреть на компанию.
Какие процессы действительно создают ценность?
Какие роли нужны клиенту и бизнесу?
Какие функции можно объединить?
Где есть дублирующие функции?
Какие операции можно заменить автоматизацией процессов?
Какие уровни управления уже не помогают, а только замедляют работу?
Только после такой диагностики можно переходить к решениям по численности сотрудников.
Иначе сокращение затрат может дать краткосрочную экономию, но ухудшить эффективность бизнеса в будущем.

Оптимизация штата начинается не со штатного расписания

Одна из частых ошибок — начинать оптимизацию штата с оргсхемы.
Открывают штатное расписание, смотрят на должности и пытаются понять, кого можно сократить. Кажется, что это быстрый путь. На деле он часто приводит к ошибкам.
Оргсхема показывает, как компания записана на бумаге. Но она не всегда показывает, как реально создаётся ценность.
Поэтому сначала нужно разобрать процесс.
Как клиент приходит в компанию?
Что происходит дальше?
Где создаётся результат?
Какие этапы критичны?
Где нужно человеческое решение?
Где работа держится на привычке, согласованиях и отчётах, которые уже не дают ценности?
После этого становится видно, какие функции являются несущими, а какие появились исторически и больше не соответствуют текущей задаче бизнеса.
Именно так должна начинаться оптимизация численности персонала: не с процента сокращения, а с понимания, какая структура нужна компании сейчас.

Оптимизация организационной структуры: собрать компанию под новую реальность

Большинство компаний не проектировали свою структуру с нуля.
Она складывалась постепенно. Появилась новая задача — наняли человека. Стало больше клиентов — создали отдел. Усложнилось управление — добавили руководителя. Возникла проблема — назначили ответственного.
Каждое решение в моменте могло быть правильным.
Но через несколько лет бизнес может получить тяжёлую конструкцию, в которой слишком много слоёв, согласований, ручного контроля и функций, созданных под старую модель.
Поэтому оптимизация организационной структуры должна начинаться с честного вопроса:
если бы мы сегодня собирали эту компанию с нуля, какой бы она была?
Что бы мы оставили?
Что бы не стали создавать заново?
Какие роли объединили бы?
Какие процессы автоматизировали бы?
Какие уровни управления убрали бы?
Какие компетенции обязательно сохранили бы для будущего роста?
Такой подход помогает увидеть не только лишних людей, но и лишнюю сложность.
Потому что иногда проблема не в сотрудниках, а в самой структуре управления. Люди заняты, но заняты не тем, что двигает бизнес. Команда работает много, но производительность труда остаётся низкой. Расходы на персонал растут, а эффективность персонала не меняется.
В такой ситуации нужна не косметическая оптимизация штата, а полноценная реструктуризация компании.

Реструктуризация компании: сначала модель, потом люди

Реструктуризация компании — это не обязательно большой болезненный проект. В нормальной логике это пересборка бизнеса под новую реальность.
Сначала определяется будущая конструкция:
  • какие направления сохраняем;
  • какие закрываем или замораживаем;
  • какие процессы должны стать проще;
  • какие функции нужны обязательно;
  • какие задачи можно автоматизировать;
  • какие роли можно объединить;
  • какие компетенции нельзя потерять;
  • какая численность сотрудников соответствует новому масштабу.
И только после этого можно переходить к вопросу сокращений.
Если сделать наоборот, есть риск сократить нужное и сохранить лишнее.
Например, компания может убрать сильного операционного руководителя, потому что его должность кажется дорогой. Но при этом оставить несколько слабых процессов, из-за которых вся система продолжит терять деньги.
Или сократить сотрудников, которые держат критическое знание, но сохранить дублирующие функции, потому что они привычны и незаметны.
Поэтому сокращение расходов на персонал должно быть следствием новой модели бизнеса, а не первым эмоциональным движением.

Кого сокращать: главный вопрос при оптимизации штата

Когда новая структура примерно понятна, возникает самый сложный вопрос: кого сокращать?
Здесь руководители часто опираются на привычные критерии:
  • кто давно работает;
  • кто лоялен;
  • кто ближе к собственнику;
  • кого жалко;
  • кто громче защищает свою роль;
  • кого сложнее заменить;
  • кто когда-то был особенно полезен.
Все эти факторы понятны по-человечески. Но они не всегда помогают принять правильное управленческое решение.
Главный вопрос другой:
если бы мы сегодня собирали команду под новую структуру, взяли бы мы этого человека?
Именно с этого начинается честная оценка сотрудников при оптимизации штата.

Кого оставить при сокращении штата

Вопрос «кого оставить при сокращении штата» нельзя решать только по должности.
Иногда прежняя должность больше не нужна. Но сам человек ценен для компании, потому что умеет брать ответственность, быстро перестраиваться, держать результат и работать в ограничениях.
А бывает наоборот: должность формально важная, человек давно в компании, но в новой модели он не способен быть опорой.
Поэтому важно смотреть не только на место сотрудника в старой оргструктуре, но и на его будущую роль.
Сможет ли он работать в новой системе?
Готов ли брать больше ответственности?
Умеет ли выбирать приоритеты?
Поддерживает ли общий результат?
Может ли перестраиваться?
Не разрушает ли команду постоянным самооправданием?
Иногда нужно сохранить не должность, а человека. А иногда нужно признать, что человек был полезен в прошлой фазе, но не подходит для следующей.
Это неприятное различение, но без него оптимизация персонала превращается в набор компромиссов.

Критерии сокращения сотрудников

Критерии сокращения сотрудников должны быть связаны не с эмоциями, а с будущей моделью компании.
При переоценке команды стоит смотреть на несколько качеств.

Ответственность

Сотрудник не прячется за обстоятельства и не перекладывает проблемы на другие отделы. Он видит свою зону влияния и способен двигать ситуацию вперёд.

Ориентация на общий результат

Сильный человек понимает, как его работа влияет на всю систему. Он не улучшает показатели своего участка ценой проблем для соседних функций.

Умение расставлять приоритеты

В условиях ограниченных ресурсов нельзя делать всё. Нужны люди, которые умеют выбирать главное, отказываться от второстепенного и держать фокус.

Способность работать с ограничениями

После оптимизации штата почти всегда становится меньше людей, времени и запаса прочности. Поэтому важны сотрудники, которые могут работать эффективно без постоянного увеличения ресурсов.

Готовность перестраиваться

Новая организационная структура меняет роли, процессы и зоны ответственности. Ценны те, кто способен учиться в реальных задачах, а не держаться только за привычный способ работы.

Отсутствие токсичной позиции

Сотрудник, который постоянно объясняет, почему виноваты другие, редко становится опорой в сложный период. Такая позиция снижает эффективность персонала и влияет на команду вокруг.
Эти критерии не отменяют KPI, опыта и профессиональных навыков. Но они помогают понять, кто действительно сможет удерживать новую конструкцию бизнеса.

Как проводить оценку сотрудников при оптимизации штата

Для оценки сотрудников при оптимизации штата не всегда нужен сложный ассессмент.
Часто полезнее провести разговор почти как с кандидатом на новую роль.
Можно обсудить:
  • как человек действует в сложных ситуациях;
  • как принимает решения при нехватке ресурсов;
  • как выбирает приоритеты;
  • как говорит о проблемах и коллегах;
  • как реагирует на изменения;
  • что готов взять на себя в новой структуре;
  • какие задачи считает для себя сильными;
  • где видит ограничения.
Такие разговоры часто показывают больше, чем формальные показатели.
Один сотрудник может давно работать в компании и обладать большим объёмом знаний, но постоянно искать причины проблем вовне.
Другой может быть менее заметным, но брать ответственность, удерживать приоритеты и помогать всей системе работать.
В период оптимизации ФОТ второй человек может оказаться ценнее для будущего бизнеса.

Автоматизация процессов как часть оптимизации

Оптимизация фонда оплаты труда не всегда означает, что работу людей нужно просто убрать.
Иногда её можно сделать иначе.
Часть операций можно автоматизировать.
Часть отчётов заменить дашбордами.
Часть контроля встроить в систему.
Часть функций объединить.
Часть ручной работы передать ИИ-инструментам.
Автоматизация процессов помогает снижать зависимость от ручного труда и повышать производительность труда. Но её нельзя внедрять вслепую.
Сначала нужно понять, какой процесс действительно нужен. Потом — где в нём создаётся ценность. И только после этого решать, что автоматизировать.
Иначе компания рискует автоматизировать лишнее и сохранить саму проблему в новом виде.

Сначала пересборка бизнеса, потом сокращения

Правильная оптимизация ФОТ начинается не со списка сотрудников на увольнение.
Она начинается с проектирования компании под новый объём спроса.
Нужно определить:
  • какие процессы создают ценность;
  • какие функции действительно нужны;
  • какие роли можно объединить;
  • где есть дублирующие функции;
  • что можно автоматизировать;
  • какие уровни управления убрать;
  • какие компетенции важно сохранить;
  • какая численность сотрудников соответствует новой модели.
После этого становится понятна новая организационная структура. И только затем — нужная численность команды.
А уже на следующем этапе можно решать, кого оставить, кого перевести в другую роль, а с кем расстаться.
В кризисное управление часто заходят с вопросом: «как быстрее сократить расходы?»
Но зрелый вопрос звучит иначе:
какая компания должна остаться после оптимизации, чтобы быть легче, точнее и сильнее?
Если этот вопрос не задан, снижение затрат на персонал может дать краткосрочный эффект, но ослабить бизнес.
Если задан — оптимизация штата становится не просто сокращением, а шагом к более управляемой, устойчивой и эффективной компании.